Rekisterin nimi: Raisio Oyj:n Tutkimussäätiön apurahahakemusten rekisteri
Rekisterinpitäjä
Raisio Oyj:n Tutkimussäätiö sr (Y-tunnus 0138294-4)
Postiosoite: c/o Raisio Oyj, PL 101, 21201 RAISIO
Käyntiosoite: Raisionkaari 55, 21200 Raisio
Puh. (02) 443 2111
Sähköposti: tutkimussaatio@raisio.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiina Varjonen
Osoite: Raisio Oyj, PL 101 (Raisionkaari 55), 21201 Raisio
Puh. (02) 443 2110
Sähköposti: tutkimussaatio@raisio.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Apurahahakemusten käsittely muodostaa tietosuojalainsäädännössä tarkoitetun rekisterin. Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn. Mikäli rekisteröity ei toimita prosessia varten pyydettyjä tietoja, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan eikä käsitellä hakemusta.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Hakijan perustiedot, kuten etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- Hakemuksen käsittelyyn ja statukseen liittyviä tietoja;
- Myönnetyn apurahan maksamiseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä)
Henkilötunnus rekisteröidään hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosiilmoitusaineistossa sekä MELA:an pakollisen MyEL-vakuutusturvan järjestämiseksi edellytysten täyttyessä.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan apurahahakemuksen tehneeltä hakijalta itseltään tai hänen edustajaltaan. Hakemuksen käsittelyyn ja statukseen liittyvät tiedot tulevat prosessia hoitavilta Raisiokonsernin työntekijöiltä.
Tietojen siirtäminen tai luovuttaminen
Tietoja voidaan jakaa Raisio Oyj:lle, jonka kanssa säätiö on solminut erillisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tieto maksetuista apurahoista sekä apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle sekä MELA:an pakollisen MyEL-vakuutusturvan järjestämiseksi edellytysten täyttyessä. Rekisterinpitäjä ilmoittaa myös myönnetyistä apurahoista kaikille apurahojen saajille. Muutoin henkilötietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai, jos luovutuksensaajalla on muu lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään apurahan saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia. Tiedot myönnettyjen apurahojen saajista näkyvät Säätiön nettisivulla kolmen vuoden ajan apurahan myöntämisestä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa, jotka on suojattu kulunvalvontamenettelyin. Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolainsäädännön mukaisesti:
- tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista tai muokkaamista;
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa;
- pyytää kaikkien tietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tarkastusta ym. koskevat pyynnöt tulee esittää rekisteristä vastaavalle henkilölle kirjallisesti. Esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä hyväksyttävästi. Rekisterinpitäjä antaa vastauksen henkilötietolainsäädännön mukaisessa ajassa (pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa) myös siinä tapauksessa, ettei rekisteröidyn vaatimusta hyväksytä.
Mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tämän tietosuojaselosteen tai henkilötietolainsäädännön mukaisia velvoitteita, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.
Muutokset
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketoimintansa kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.
Tietosuojaseloste päivitetty 17.5.2021