Rekisterin nimi: Raisio Oyj:n Tutkimussäätiön apurahahakemusten sekä apurahan- ja stipendiensaajien rekisteri
Rekisterinpitäjä
Raisio Oyj:n Tutkimussäätiö sr (Y-tunnus 0138294-4)
Postiosoite: c/o Raisio Oyj, PL 101, 21201 RAISIO
Käyntiosoite: Raisionkaari 55, 21200 Raisio
Puh. (02) 443 2111
Sähköposti: tutkimussaatio(at)raisio.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiina Varjonen
Osoite: Raisio Oyj, PL 101 (Raisionkaari 55), 21201 Raisio
Puh. (02) 443 2110
Sähköposti: tutkimussaatio(at)raisio.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Apurahahakemusten, myönnettyjen apurahojen saajien sekä stipendinsaajien tietojen käsittely muodostaa tietosuojalainsäädännössä tarkoitetun rekisterin. Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen sekä stipendien käsittelyyn. Mikäli rekisteröity ei toimita prosessia varten pyydettyjä tietoja, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan eikä käsitellä apurahahakemusta.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Hakijan perustiedot, kuten etunimi, sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tutkinto;
- Stipendinsaajan perustiedot, kuten etunimi ja sukunimi
- Hakemuksen käsittelyyn ja statukseen liittyviä tietoja;
- Myönnetyn apurahan ja/tai stipendin maksamiseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä)
Henkilötunnus rekisteröidään hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa sekä MELA:an pakollisen MyEL-vakuutusturvan järjestämiseksi edellytysten täyttyessä.
Apurahan hakija antaa hakulomakkeella suostumuksen nimensä julkistamiseen Raisio Oyj:n Tutkimussäätiön kotisivuilla ja sen tai Raisio Oyj:n käyttämissä viestintäkanavissa (mm. televisio, radio, lehtiartikkelit, uutiskirjeet ja uutiset, sosiaalisen median kanavat), mikäli apuraha myönnetään. Stipendinsaaja antaa erillisellä lomakkeella suostumuksen nimensä julkistamiseen Raisio Oyj:n Tutkimussäätiön kotisivuilla ja sen tai Raisio Oyj:n käyttämissä edellä kuvatuissa viestintäkanavissa.
Mahdollisen sähköisen lomakkeen käytöstä tallentuu myös teknisiä käyttäjätietoja, joita ei tallenneta henkilötietojen yhteyteen.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään tai hänen edustajaltaan. Hakemuksen käsittelyyn ja statukseen liittyvät tiedot tulevat prosessia hoitavilta Raisio Oyj:n työntekijöiltä.
Tietojen siirtäminen tai luovuttaminen
Tietoja voidaan luovuttaa Raisio Oyj:lle, jonka kanssa säätiö on solminut erillisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tieto maksetuista apurahoista sekä apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle sekä MELA:an pakollisen MyEL-vakuutusturvan järjestämiseksi edellytysten täyttyessä. Rekisterinpitäjä ilmoittaa myös myönnetyistä apurahoista kaikille apurahojen saajille. Muutoin henkilötietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella tai, jos luovutuksensaajalla on muu lakiin perustuva oikeus saada tietoja.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään apurahan saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia. Säätiön kotisivuilla sekä mahdollisilla sosiaalisen median sivuilla tiedot myönnettyjen apurahojen/stipendien saajista näkyvät kolmen vuoden ajan apurahan/stipendin myöntämisestä ja apurahan saajan osalta, kunnes tohtorintutkinto on suoritettu.
Kopiot myönnettyihin apurahoihin liittyvistä hakemuksista säilytetään enintään 10 vuotta.
Muiden hakemusten tietoja säilytetään yhden (1) viikon ajan siitä, kun Säätiö on käsitellyt hakemukset.
Säilytysajan päätyttyä rekisterinpitäjä hävittää rekisteröidyt tiedot tietoturvallisesti.
Hakijoiden nimet tutkintoarvoineen, myönnetyt apurahat tai kielteinen päätös säilyvät osana säätiön hallituksen pöytäkirjoja toistaiseksi. Nämä tiedot eivät ole julkisia, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei laki tai viranomaismääräys toisin määrää.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa, jotka on suojattu kulunvalvontamenettelyin. Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolainsäädännön mukaisesti:
- tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista tai muokkaamista;
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa;
- pyytää kaikkien tietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tarkastusta ym. koskevat pyynnöt tulee esittää rekisteristä vastaavalle henkilölle kirjallisesti. Esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä hyväksyttävästi. Rekisterinpitäjä antaa vastauksen henkilötietolainsäädännön mukaisessa ajassa (pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa) myös siinä tapauksessa, ettei rekisteröidyn vaatimusta hyväksytä.
Mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tämän tietosuojaselosteen tai henkilötietolainsäädännön mukaisia velvoitteita, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja(at)om.fi.
Muutokset
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketoimintansa kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.
Tietosuojaseloste päivitetty 28.9.2021